ПОРЯДОК
проведення особистого прийому громадян посадовими особами Департаменту агропромислового розвитку Полтавської обласної державної адміністрації
І. Загальні положення
1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян посадовими особами Департаменту агропромислового розвитку Полтавської обласної державної адміністрації (далі – Департамент).
2. Основними завданнями посадових осіб, які здійснюють прийом громадян, є:
реалізація положень Закону України "Про звернення громадян" та інших законів, указів Президента України, актів Кабінету Міністрів України з питань реалізації громадянами конституційного права на звернення;
сприяння у вирішенні проблемних питань, з якими звертаються громадяни до Департаменту, відповідно до чинного законодавства.
ІІ. Організація особистого прийому громадян
1. Прийом громадян посадовими особами Департаменту здійснюється у визначені дні та години згідно із графіками, що затверджуються окремим наказом Департаменту.
Інформація про порядок, графік особистого прийому посадовими особами Департаменту розміщуються у фойє Департаменту агропромислового розвитку Полтавської обласної державної адміністрації.
Вхід громадян до приймальні Департаменту вільний і не потребує оформлення перепустки та пред'явлення документів, що посвідчують особу.
2. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", проводиться першочергово.
3. Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.
4. За бажанням заявника може проводиться попередній запис на особистий прийом до директора, заступників директора Департаменту.
Під час запису громадян на особистий прийом відповідальним працівником за роботою зі зверненнями громадян з'ясовується прізвище, ім'я та по батькові громадянина, місце проживання, короткий зміст порушеного питання, результати попереднього розгляду питання (якщо громадянин звертався раніше), вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином особисто для обґрунтування свого звернення.
Не допускається з'ясування даних про особу громадянина, які не відносяться до змісту звернення.
Якщо громадянин звертається не особисто, а через уповноважену ним особу, ці повноваження повинні бути оформлені відповідно до вимог чинного законодавства та надані цією особою.
5. У разі повторного звернення громадянина на особистий прийом відповідальним працівником за роботою зі зверненнями громадян вивчаються архівні матеріали з порушеного питання та готується їх підборка.
6. Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз'яснення та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).
7. Якщо вирішити порушене в усному зверненні громадянина питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається у тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянинові, на його бажання, надається усна або письмова відповідь відповідними структурними підрозділами Департаменту.
8. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції Департаменту, посадова особа пояснює громадянинові, до якого органу державної влади або органу місцевого самоврядування, підприємства, організації чи установи доцільно звернутися, по можливості сприяє в цьому (дає адресу, номер телефону тощо).
9. Для забезпечення кваліфікованого роз'яснення поставлених громадянином питань посадова особа може залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів Департаменту або одержувати від них потрібну інформацію.
10. Облік прийому громадян та контроль за дотриманням термінів розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому керівництвом, здійснюється відповідальним працівником за роботою зі зверненнями громадян.
11. Для кожної посадової особи Департаменту, яка проводить особистий прийом громадян, заводиться індивідуальний журнал обліку особистого прийому громадян, форма якого наведена у додатку 3 до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.
12. У журналі обліку особистого прийому громадян реєструються та обліковуються письмові та усні звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час особистого прийому.
13. Після завершення особистого прийому громадян на кожне письмове звернення відповідальним працівником за роботою зі зверненнями громадян оформляється Реєстраційно-контрольна картка для подальшого його виконання.
14. Посадова особа зобов'язана забезпечити прийом усіх громадян відповідно до попереднього запису з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку Департаменту та визначеного графіком часу.
15. За відсутності посадової особи прийом здійснюють посадові особи, які призначені виконувати її обов'язки.
16. У прийомі громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку.
17. Громадяни, визнані судом недієздатними, на прийом без участі їх законних представників не допускаються.
18. У разі необхідності посадова особа може попросити заявника показати документ, що засвідчує його особу, або підтвердження повноваження на представництво інтересів іншої особи.
19. Відповідь на звернення, подане під час особистого прийому надається за підписом посадової особи, яка здійснювала цей прийом. У разі відсутності – особою, яка виконує її повноваження.
20. Посадові особи Департаменту, які здійснюють особистий прийом громадян, у своїй діяльності керуються Конституцією України, Законами України "Про звернення громадян", "Про державну службу", Указом Президента України від 07 лютого 2008 № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", іншими нормативно-правовими актами та цим Порядком.
