ПОРЯДОК
проведення виїзного прийому громадян директором, заступниками директора Департаменту агропромислового розвитку Полтавської обласної державної адміністрації
І. Загальні положення
1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення виїзних прийомів громадян директором та заступниками директора Департаменту агропромислового розвитку Полтавської обласної державної адміністрації (далі – Департамент).
2. Директор та заступники директора Департаменту здійснюють виїзні прийоми громадян відповідно до Конституції України, Закону України "Про звернення громадян" (із змінами), Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», актів Кабінету Міністрів України з питань реалізації громадянами конституційного права на звернення.
ІІ. Організація і проведення особистого прийому громадян за місцем їх роботи та проживання
1. Виїзний прийом громадян директором та заступниками директора Департаменту проводиться у визначені дні згідно із графіками, що затверджуються окремим наказом Департаменту.
2. Для оперативного розгляду поставлених громадянином питань при проведенні виїзного прийому громадян можуть залучатися начальники відповідних структурних підрозділів Департаменту.
3. Попередній запис на виїзний прийом проводить відповідальний працівник за роботу із зверненнями громадян.
4. Громадяни зобов'язані в усній чи письмовій формі особисто повідомити відповідальному працівнику своє прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання, короткий зміст пропозиції, заяви чи скарги. Якщо громадянин звертається не особисто, а через уповноважену ним особу, ці повноваження повинні бути оформлені відповідно до чинного законодавства.
Не допускається з’ясування даних про особу громадянина, які не відносяться до змісту звернення.
5. Громадяни, визнані судом недієздатними, на прийом без участі їх законних представників не допускаються.
6. У разі необхідності посадова особа може попросити заявника показати документ, що засвідчує його особу, або підтвердження повноваження на представництво інтересів іншої особи.
7. Під час виїзного прийому громадян у журналі обліку особистого прийому громадян, форма якого наведена у додатку 3 до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, реєструються та обліковуються письмові та усні звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час виїзного прийому.
8. По завершенню виїзного прийому громадян на кожне письмове звернення відповідальним працівником за роботою зі зверненнями громадян оформляється Реєстраційно-контрольна картка для подальшого його виконання.
9. Посадова особа під час прийому громадян розглядає питання по суті, надає відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз'яснення та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).
10. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», проводиться першочергово.
11. Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.
12. Якщо вирішити порушене в усному зверненні громадянина питання безпосередньо під час виїзного прийому неможливо, воно розглядається у порядку, передбаченому законодавством для письмових звернень.
13. Відповідь на звернення, подане під час виїзного прийому надається за підписом посадової особи, яка здійснювала цей прийом. У разі відсутності - особою, яка виконує її повноваження.
14. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції Департаменту, посадова особа пояснює громадянинові, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації чи установи доцільно звернутися, і по можливості сприяє в цьому (дає адресу, номер телефону тощо).
15. Усні та письмові звернення, подані під час виїзного прийому, передаються наступного дня до відповідального працівника за роботою зі зверненнями громадян відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, для подальшого опрацювання відповідно до змісту резолюції.
